Como utilizar o Trello para gerenciar as atividades da sua equipe

Autor: Yeltsin Lima

Sou desenvolvedor front-end, recém formado em Tecnólogo em Análise e Desenvolvimento de Sistemas, mas com conhecimento em áreas bem diversas que vão desde comunicação até gerenciamento de projetos e de equipe.

17 de fevereiro de 2020

Na empresa em que trabalho usamos o Trello para gerenciar as atividades de cada um dos funcionários da operação. Através de uma forma adaptada da metodologia Kanban, separamos as tarefas e definimos o andamento de cada uma delas.

Originalmente o quadro só apresentava quatro opções: Pra fazer, Em desenvolvimento, Bugs e Feito. Sendo:

  • Pra fazer: A lista de tarefas ou o Inbox;
  • Em desenvolvimento: As atividades que atualmente estão em desenvolvimento pelo membro da equipe;
  • Bugs: Atividades que retornaram com erro, que foram revalidadas ou que tiveram alguma alteração ou correção por parte do cliente;
  • Feito: Todas as atividades que foram concluídas.

A metodologia Kanban foi originalmente criada pela fabricante de automóveis Toyota na década de 40. O Kanban se tratava inicialmente de um sistema de controle e gestão de estoque e atualmente utilizamos o Kanban de produção que divide as tarefas em:

  • To Do: Tarefas a serem feitas;
  • Doing: Tarefas sendo executadas;
  • Done: Tarefas concluídas.

Além da organização, a metodologia Kanban trás consigo inúmeros benefícios para a empresa como: aumento da produtividade, diminuição do tempo ocioso, maior colaboração entre os funcionários de uma equipe, entre diversas outras vantagens.

Vantagens do Trello

Para a nossa empresa que trabalha, de certa forma, com a metodologia de uma Lean Startup, a maior vantagem do Trello está no preço: ele é gratuito, de forma ilimitada. Com a versão gratuita é possível criar quadros, cartões e listas ilimitadas e tem um limite de 10 MB por anexo.

Para quem tem condições ou precisa de mais recursos, o Trello oferece dois plano: Business Class custando US$12.50 por mês (ou US$9 por mês pagando anualmente) e o plano Enterprise que custa US$20.83 por mês, com pedido mínimo de 20 funcionários.

Alguma das vantagens dos planos pagos são: 250 MB por anexo, quadros de equipe ilimitados (no plano gratuito só podem ser criados 10 quadros de equipe), campos customizados, vista de calendário, vista de mapa, mais de 100 integrações com aplicativos, além de outras opções de integração via Butler e opções de segurança.

Como melhor gerenciar sua equipe no Trello

Além da opção da criação de boards individuais, o Trello dá a possibilidade da criação de equipes e de boards compartilhadas.

No plano gratuito, as opções de permissão são bastante limitadas. Por isso, caso a sua empresa necessite de uma solução com menos visibilidade entre os membros de uma equipe, eu recomendo que você use o plano Business Class.

A maior vantagem do plano Business Class é que você pode definir administradores e membros com menos permissões. No plano gratuito, todos são administradores. Em equipes maiores e com profissionais remotos, isso pode ser um problema, tendo em vista que todos terão acesso aos boards de todos os outros funcionários, e erros podem acontecer.

A vantagem de se usar um time ao invés de cards individuais separados, é que você pode integrar o time com diversas ferramentas como o Slack (irei falar sobre como utilizar o Slack para aumentar a produtividade da sua empresa em outra publicação).

Templates e Card Templates

Para facilitar ainda mais o trabalho, o Trello também conta com templates de cards e templates de boards. Para exemplificar, separei alguns boards usados como templates.

V2MOM

V2MOM é uma sigla para Vision, Values, Methods, Obstacles e Measures (em português: Visão, Valores, Métodos, Obstáculos e Medições). Se você quiser saber mais sobre a metodologia V2MOM, a Salesforce tem uma documentação bem bacana sobre ela.

Visão da equipe

Esse board permite exibir uma visão de toda a equipe/empresa. É separado em quatro/cinco listas: Times (cada time tem o seu próprio card e é separado por cores diferentes), Projetos (cada projeto tem o seu próprio card. Essa lista pode ser subdividida em duas: projetos atuais e projetos concluídos), Bravos (para elogiar a participação de algum colaborador) e Próximos (são as próximas atividades e/ou projetos a serem realizados pelas equipes).

Kanban

Apesar de usarmos um modelo diferente do Kanban na nossa empresa, o Trello tem um modelo de um Kanban completo, ótimo para equipes grandes de desenvolvimento.

Aplicativos para desktop e mobile

É possível utilizar o Trello por diversas plataformas. Além de ser acessível pelo seu navegador, você também pode baixar aplicativos para smartphones, tablets e desktops:

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